成功案例
中国某进出口集团公司
作者:管理员    发布于:2016-02-17 06:26:21    文字:【】【】【

公司以民用航空产品进出口业务为主的综合性服务保障企业。经营范围包括飞机、发动机、航空器材、各种设备、特种车辆的进出口、租赁、维修、寄售以及与民用航空有关的各种工业产品和原材料的进出口业务,业务包括国内外投融资、技术咨询、培训、服务、展览、航空表演业务,开展合资经营、合作生产、加工装配以及多种形式的对外贸易。集团包括全资公司、控股公司和参股公司和办事处,下属单位近20个。

集团在业务规模不断扩大,集团下属企业不断增加的情况下,急需一个能够协同管理的系统平台,将集团公司的日常工作管理起来,整个系统建设的目标是:

高效的协同工作平台

顺畅的内部交流平台

实时的信息发布平台

共享的文档管理平台

丰富的辅助办公平台

 

系统实施后的期望效果为:

实现网络办公自动化,增强跨部门的工作协同处理效率,为工作监控、管理决策提供手段。

使内部通讯与信息交流快捷流畅。下达的文件、通知、任务等可快速传达到相关人员;提供远程办公能力,使各下属单位、派出机构也能轻松办公。

为信息发布、交流、收集及管理提供一个有效的场所,使各种信息能及时在企业内得以传播、共享和利用,成为对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。

实现企业内各部门、各单位间信息资料的电子化、网络化管理,使各类信息资料上报、收集、管理完全电子化。可共享公司的文档、知识、技能、经验等并向所有员工开放,使员工互相学习,快速提高业务水平。

提供可扩展的各种业务辅助办公模块,增大办公自动化应用和管理范围。实现内部资源的有效使用。

经过用户长期的考察与选择,最终选择公司作为集团办公自动化系统的实施伙伴。

充分了解了集团的组织架构、信息化基础、办公流程等情况后,使用协作管理系统——DigiFlow,为该公司搭建了一套切合用户需求、具有可长期扩展的办公自动化系统,一期项目主要实施了信息管理、公文管理、文档管理、行政办公、人事管理、财务管理和外事管理模块。

 

各模块具体功能列表如下:

 

公文管理:

公文管理包括公司内部公文、外来文件、分支机构文件管理和归档管理。所有公文使用Word进行编辑,支持手写签名、电子印章、痕迹保留,公文形成正式文件后,自动进入公文归档管理库保存。

行政办公:

行政办公包括办公用品管理、办公设备申请、维护申请、会议管理、印章管理、出差申请、工作周报。

财务管理:

财务管理包括借款、各类费用的报销申请及预算管理。通过预算管理和财务借款报销的集成,可以帮助用户控制费用使用情况,直接看到各部门的各项费用客户的预算数据与实施支出,以及部门执行率的数据,成为费用管理控制的重要工具。

 

人事管理:

包括员工入职、岗位变更流程的管理,对员工基本信息的管理,以及对基本绩效考核的管理。通过人事管理模块,由原来人事管理系统只管理人员数据,只给人力资源管理人员使用,转变为更重视人员数据和人员工作的过程管理,提升了集团整体的人力资源管理水平。

 

文档管理:

通过文档管理实现集团各部门的部门文档的集中管理。这些文档由原来的个人分散管理,无法集中控制和保护,转变为集中式的管理,文档通过目录管理更有调理,安全性更高,更容易被其他人员利用,从而提升了公司整体信息数据管理的水平。

 

外事管理:

由于集团外事活动较多,原来管理全凭人工方式管理,管理流程复杂,管理数据无法保存查验。通过办公自动化系统的外事管理模块,实现出国任务审批、证件申办、出差申请、外事重要文件的管理。

 

集团通过办公自动化系统的建设,在集团公司内部初步搭建了电子化办公环境,尤其在各类公文管理、财务管理上的使用较为充分,提升了办公效率和信息共享的氛围。集团公司逐步清晰了本公司的系统组织架构,为规范化管理奠定基础。

这套办公自动化系统,为集团建立一个稳定的、可扩展的、全集团范围的电子办公平台,规范并优化现有工作流程,增强工作透明度,提高工作效率,降低管理成本,同时建立一个技术先进、稳定可靠、信息安全的办公系统,为公司进一步信息化建设铺平道路。


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